Zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

1. KDO JSME?

Jsme společnost VERKON s.r.o., se sídlem Brandýs nad Labem - Stará Boleslav, Julia Mařáka 1274, PSČ 25001, zapsaná pod sp. zn. C 44424, vedenou u Městského soudu v Praze, IČO 629 68 041.

Jsme obchodní společnost, která se specializuje zejména na distribuci laboratorního vybavení a chemikálií pro různé subjekty. S ohledem na naši obchodní činnost se tak můžeme dostat do kontaktu s Vašimi osobními údaji, což pak lze kvalifikovat jako zpracování osobních údajů. Tím se pak stáváme tzv. správcem osobních údajů a z těchto důvodů se budeme dále v tomto dokumentu označovat jako „Správce“ nebo „my“.

2. CO JE TOTO ZA DOKUMENT?

Pokud od nás odebíráte zboží či služby, popřípadě nás kontaktujete, potřebujeme k našim činnostem Vaše osobní údaje. S ohledem na tuto skutečnost nám jako Správci osobních údajů vzniká povinnost poskytnout Vám některé informace, a to v souladu s čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).

Pokud tedy čtete tento dokument, naleznete zde informace o tom, za jakými účely zpracováváme Vaše osobní údaje, co nás k tomu opravňuje a po jakou dobu Vaše osobní údaje uchováváme. Mimoto Vás tímto dokumentem chceme informovat i o tom, že máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která můžete uplatnit.

3. KDE NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

V případě, že Vám cokoliv nebude jasné, nebo budete chtít uplatnit svá práva, která jsou vysvětlena níže, můžete nás kontaktovat:

písemně na adrese Pod Harfou 933/70, 190 00, Praha
telefonicky na čísle +420 284 810 775
e-mailem na adrese info@verkon.cz

4. CO JSOU TO OSOBNÍ ÚDAJE?

Definice osobních údajů je poměrně jednoduchá – jedná se o veškeré informace, které jsou zpracovávané o určené či určitelné osobě. Jakékoliv informace nám sdělíte jsou tedy osobními údaji, které zpracováváme.

Veškeré osobní údaje lze rozřadit do následujících kategorií:

Kategorie osobních údajů	Příklad
Identifikační údaje	Jméno, příjmení, titul, pracovní pozice apod.
Kontaktní údaje	Telefonní číslo či e-mail apod.
Adresní údaje	Adresa sídla či jiná adresa, kterou nám sdělíte.
Platební údaje	Číslo účtu, název banky apod.
Údaje o produktu	Samotná informace o tom, co od nás kupujete, může být Vašim osobním údajem.
Historie objednávek a související informace	Informace o zakoupených či poptávaných produktech apod.
Obsah komunikace	Informace, které se týkají naší společné komunikace, zejména obsah Vašich zpráv apod.

V závislosti na tom, za jakým účelem zpracováváme Vaše osobní údaje, se liší i samotný rozsah kategorií, které pro toto zpracování používáme. Bližší informace naleznete níže.

5. NA ZÁKLADĚ ČEHO MŮŽEME ZPRACOVÁVAT VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Abychom mohli zpracovávat Vaše osobní údaje, musíme splňovat několik podmínek – jedna z těch nejdůležitějších je zpracování na základě právního titulu. Pokud chceme totiž zpracovávat Vaše osobní údaje, můžeme tak činit pouze v případě, že:

takové zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění naší smlouvy, popřípadě pro zpracování, které souvisí s uzavřením takové smlouvy;
nám takové zpracování ukládá přímo zákon a takové zpracování je nezbytné pro splnění konkrétní právní povinnosti;
zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, které mají v konkrétním případě přednost před Vašimi právy;
jste nám k takovému zpracování dali Váš výslovný a svobodný souhlas.

GDPR stanovuje ještě další právní tituly, kdy lze Vaše osobní údaje zpracovávat, nicméně ty nejsou pro naši spolupráci přiléhavé.

6. JAK O VÁS ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE A PO JAKOU DOBU?

V závislosti na konkrétní situaci se mění samotný účel a rozsah zpracování osobních údajů. Konkrétní informace naleznete v následujících odstavcích.

Nákup na e-shopu

Pokud u nás nakupujete na e-shopu, potřebujeme některé z Vašich osobních údajů, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu, komunikovat s Vámi a doručit Vám naše produkty. Pokud nám Vaše osobní údaje nesdělíte, není bohužel možné s Vámi smlouvu uzavřít (neboť bychom nevěděli, s kým smlouvu uzavíráme a kam můžeme doručit předmětné zboží).

Mimoto máte možnost nám svoje osobní údaje sdělit za účelem registrace na našem e-shopu, abyste nemuseli opakovaně vyplňovat veškeré dodací informace. Stejně tak bychom rádi využili Vaše osobní údaje za účelem zasílání novinek o naší společnosti.

Ve výše jmenovaném případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:

Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Doba zpracování
Uzavření a plnění smlouvy, včetně související komunikace ohledně plnění	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Údaje o produktu; Platební údaje; Historie objednávek a související informace;	Nezbytnost pro splnění smlouvy (popřípadě oprávněný zájem správce v případě spolupráce s právnickou osobou)	Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení spolupráce (základní údaje o tomto vztahu po dobu 10 let)
Provedení registrace a vedení uživatelského účtu	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje;	Souhlas	Po dobu užívání uživatelského účtu a maximálně 3 roky po posledním přihlášení
Oslovení s nabídkou služeb a produktů, včetně slevových akcí a sdělení třetích stran, to vše připravené na míru na základě segmentace např. dle Vaší historie nákupů	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Historie objednávek a související informace;	Souhlas	Po dobu uděleného souhlasu až do jeho odvolání
Oslovení s nabídkou služeb a produktů, včetně slevových akcí, které souvisí s odebraným laboratorním vybavením	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Historie objednávek a související informace;	Oprávněný zájem (resp. tzv. zákaznická výjimka)	Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení spolupráce

Pokud nám dáte svůj souhlas, moc rádi bychom Vás oslovili s nabídkou našich služeb, která bude připravena na míru dle Vaší nákupčí historie či jiných údajů, které o Vás zpracováváme. Udělení souhlasu je z Vaší strany naprosto svobodné a můžete jej kdykoliv odvolat.

V případě, že od nás odeberete zboží, máme na základě tzv. zákaznické výjimky oprávnění využít Váš e-mail (telefonní číslo nevyjímaje) pro to, abychom Vás mohli oslovit s nabídkou obdobného produktu či služby, kterou jste u nás odebrali. Tento postup nám umožňuje § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Pokud si nepřejete tyto zprávy dostávat, určitě to můžete vyloučit při objednávce, popřípadě v každém obchodním sdělení naleznete na konci odkaz, po jehož odkliknutí Vám takové sdělení nebudeme zasílat, dokud nám k tomu opět nedáte souhlas.

Nákup prostřednictvím e-mailu či obchodníka

Pokud u nás nakupujete prostřednictvím telefonu, e-mailu či jiným způsobem, budeme k tomu potřebovat Vaše osobní údaje, které budeme zpracovávat za následujícími účely:

Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Doba zpracování
Uzavření a plnění smlouvy, včetně související komunikace ohledně plnění	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Údaje o produktu; Platební údaje; Historie objednávek a související informace;	Nezbytnost pro splnění smlouvy (popřípadě oprávněný zájem správce v případě spolupráce s právnickou osobou)	Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení spolupráce (základní údaje o tomto vztahu po dobu 10 let)
Oslovení s nabídkou služeb a produktů, včetně slevových akcí, které se týkají odebraného laboratorního vybavení	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Historie objednávek a související informace;	Oprávněný zájem (resp. tzv. zákaznická výjimka)	Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení spolupráce

V případě, že od nás odeberete zboží, máme na základě tzv. zákaznické výjimky oprávnění využít Váš e-mail (telefonní číslo nevyjímaje) pro to, abychom Vás mohli oslovit s nabídkou obdobného produktu či služby, kterou jste u nás odebrali. Tento postup nám umožňuje § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Pokud si nepřejete tyto zprávy dostávat, určitě to můžete vyloučit při sjednávání smlouvy (pomocí zadání e-mailu na odkaze zaslaném v rámci potvrzení objednávky) či po jejím uzavřením ještě před obdržením obchodního sdělení, popřípadě v každém obchodním sdělení naleznete na konci odkaz, po jehož odkliknutí Vám takové sdělení nebudeme zasílat, dokud nám k tomu opět nedáte souhlas.

Kontaktní a poptávkový formulář

Na našich internetových stránkách máte možnost nám zanechat Vaši zprávu a kontaktní údaje, a to za účelem další komunikace, která se týká zejména našich produktů. V rámci toho nás tak můžete kontaktovat v případě poradenské činnosti či v rámci technické podpory. I v takovém případě dochází z naší strany ke zpracování osobních údajů, přičemž není Vaší povinností nám Vaše osobní údaje sdělovat, pokud nechcete. Bez nich Vám však nejsme schopni odepsat či na Vaši poptávku reagovat.

Ve výše jmenovaném případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícím účelem:

Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Doba zpracování
Vyřízení poptávky a související komunikace	Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Obsah komunikace;	Nezbytnost pro splnění smlouvy, resp. provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na základě Vaší žádosti	Po dobu 1 roku od poslední komunikace, popř. po dobu trvání uzavření smlouvy

7. KDO MÁ K OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?

Vaše osobní údaje nesdělujeme nikomu, pokud to není nezbytně nutné. V některých případech využíváme dodavatele, kteří jsou pak v pozici zpracovatelů osobních údajů. S těmito osobami máme uzavřené patřičné smlouvy v souladu s čl. 28 odst. 3 GDPR.

Všechny tyto osoby označujeme jako příjemce a jejich seznam uvádíme níže:

Příjemce	Důvod zpřístupnění
Provozovatel webových stránek	Tato osoba se nám stará o webové stránky a může tak mít nahodile přístup k osobním údajům.
Poskytovatel e-mailingového nástroje	Za účelem rozesílky obchodních sdělení používáme službu, která nám pomáhá posílat e-maily.
Dopravci a logistické společnosti	Tyto osoby nám pomáhají s odesíláním zboží v rámci plnění smlouvy a v souvislosti s tím mohou mít přístup k osobním údajům.
Externí IT správce	V rámci našich činností používáme služby třetí strany, která se nám stará o naši IT infrastrukturu.
Externí účetní	S ohledem na naše povinnosti v rámci daní a účetnictví využíváme služby třetí strany, která se nám stará o naše účetnictví.
Poskytovatel podnikového informačního systému	V rámci našich činností používáme služeb třetí strany v rámci našeho podnikového informačního systému.

8. JAKÁ MÁTE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

S ohledem na to, že zpracováváme Vaše osobní údaje, můžete vůči nám uplatnit některá práva. V této části dokumentu bychom Vás tedy rádi informovali o tom, jaká práva máte a jak je můžete uplatnit.

8.1. Právo na přístup

Prakticky kdokoliv se na nás může obrátit s otázkou, zda zpracováváme jeho osobní údaje. Kromě toho máte právo získat dodatečné informace o tom, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, za jakými účely, kdo jsou příjemci apod. Poslední část tohoto práva spočívá v tom, že nás můžete požádat o poskytnutí kopií Vašich osobních údajů.

8.2. Právo na opravu

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v aktuální podobě, přičemž máte právo nás vždy upozornit na to, abychom Vaše osobní údaje opravili.

8.3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze za vymezenými účely a v případě, že je účel naplněn, ihned je v souladu s výše určenými dobami mažeme. To však nic nemění na tom, že máte právo, abychom bez odkladu vymazali (popř. anonymizovali) Vaše osobní údaje, a to za předpokladu, že je dán některý z následujících důvodů:

osobní údaje již nejsou pro dané účely výše potřeba;
odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů;
vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a my vyhodnotíme, že tento oprávněný zájem nepřevažuje nad Vašimi právy (v případě marketingových účelů na základě oprávněného zájmu tyto údaje vymažeme ihned);
zpracování bylo protiprávní;
výmaz nám ukládá právo České republiky či právo EU.

Toto právo však není absolutní, někdy totiž Vaše osobní údaje nemusíme/nesmíme vymazat, je tomu tak v těchto případech, kdy je zpracování nezbytné:

pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
pro splnění zákonné povinnosti;
z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Je však dost možné, že žádný z případů výše vůbec nenastane, takže nemusíte mít obavy, že bychom Vaše osobní údaje nevymazali.

8.4. Právo na omezení zpracování

Zároveň máte právo, abychom omezili zpracování osobních údajů, a to v jednom z těchto případů:

popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k ověření jejich přesnosti;
zpracování je protiprávní, odmítnete výmaz osobních údajů a budete vyžadovat omezení jejich použití;
již osobní údaje nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale vy po nás budete požadovat jejich uchování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
vznesete námitku proti oprávněnému zájmu, a to až do doby posouzení její oprávněnosti.

8.5. Právo na přenositelnost

V případě, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně a zpracování je založeno na souhlasu nebo nezbytnosti pro splnění smlouvy, máte právo na tzv. přenositelnost. Právo na přenositelnost Vám zaručuje, že údaje, které jste nám poskytli, Vám předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu, popř. tato data předáme jinému správci, kterého nám označíte.

8.6. Právo na námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (a vyloučení tzv. zákaznické výjimky)

V případě, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování odůvodněnou námitku. V případě tohoto zpracování pro účely přímého marketingu, nemusíte žádost odůvodňovat a my v souladu s GDPR ihned přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat.

Tak je tomu například v případě, kdy Vám zasíláme obchodní sdělení o obdobných produktech či službách, které jste u nás nakoupili, tedy na základě tzv. zákaznické výjimky. Pokud si toto nepřejete, dejte nám vědět na náš e-mail, popřípadě nám tuto informaci sdělte na příslušném místě při sjednávání smlouvy a my tak nebudeme činit, popřípadě s tím přestaneme. Stejně tak můžete v rámci našich obchodních sdělení použít odkaz pro odhlášení, který je uveden na konci e-mailu.

V ostatních případech máme právo Vaši námitku přezkoumat a posoudit, zda Vaše práva mají přednost před naším oprávněným zájmem.

8.7. Právo na odvolání souhlasu

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, máte samozřejmě právo souhlas kdykoliv odmítnout a vzít zpět. V takovém případě již nebudeme pokračovat s dalším zpracováním a pokud nám zákon v tom nebude bránit, tak Vaše osobní údaje smažeme.

Pokud však budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i na základě jiného právního titulu, nemáme povinnost (někdy ani nesmíme) dané osobní údaje smazat.

8.8. Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte pochopitelně právo obrátit se se stížností k dozorovému úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

9. JAK UPLATNIT VÝŠE UVEDENÁ PRÁVA?

Svoje práva můžete uplatnit jednoduše, a to e-mailem na adresu info@verkon.cz. Poté, co zkontrolujeme Vaši totožnost, Vám moc rádi s Vaší žádostí vyhovíme, a to nejpozději do 30 dnů od ověření totožnosti.

10. JAKÉ POUŽÍVÁME NA NAŠICH STRÁNKÁCH COOKIES?

Cookies jsou drobné textové soubory, které se ukládají do Vašeho prohlížeče a díky kterým můžeme např. provádět statistiky a vylepšovat naše služby. Bližší informace o cookies naleznete pod tímto odkazem.

11. PŘEDÁVAJÍ SE OSOBNÍ ÚDAJE MIMO EU?

Nikoliv.

12. POUŽÍVÁ SE V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?

Nikoliv.

13. OD KDY JE TENTO DOKUMENT ZÁVAZNÝ?

Tyto zásady jsou účinné od 1. 11. 2022.